Očekujemo mogućnost povezivanja u svakom aspektu naših života,bilo da je u našim domovima, u javnom prevozu ili čak na radnom mestu. Kao potrošači smo navikli na rešenja i tehnologije koje su dostupne bilo gde i završavaju neophodan posao uz što manje muke. Potpuno je isto i na radnom mestu. Ono što je drugačije je potreba za usaglašenošću – nešto nad čime se IT timovi trude da zadrže kontrolu.

Donesi svoju tehnologiju

Za današnjeg savremenog radnika, najjednostavnija ruta za povezivanje sa sistemom kompanije može bitiupotrebasopstvenih mobilnih uređaja, ličnih laptopova ili aplikacija potrošačke kategorije na koje su navikli. Jedno nedavno istraživanje[1] pokazalo je da 85% preduzeća omogućava zaposlenima da pristupaju kompanijskim podacima sa ličnih uređaja. To je prihvaćeno kao deo savremenih radnih navika, tako da se zabranjivanje ličnih uređaja skoro nikad ne predlaže, izuzev u najvišim bezbednosnim slučajevima kao što je odbambrena industrija.

Takođe je uobičajeno da zaposleni koriste alatke za deljenje datoteka umesto alternativa koje obezbeđuje IT odeljenje. Besplatne aplikacije kao što su WeTransfer, DropBox i OneDrive i dalje su izuzetno popularne, čak i u okviru firmi koje imaju sopstvene alternative koje je odobrilo IT odeljenje. Rezultat je da skoro tri četvrtine zaposlenih priznaje da deli informacije sa kolegama, a 60% sa osobama izvan organizacije, putem neusaglašenih alatki za deljenje datoteka[2].

Ovo uopšte nije veliko iznenađenje. Svi kancelarijski radnici moraju da imaju mogućnost da skladište, pristupaju i dele datoteke slobodno i jednostavno, kako bi se sprečila uska grla. Na kraju, korisnici se okreću potrošačkim alternativama zato što traže najjednostavniju opciju. Na primer, kada se radi o saradnji u pokretu, mnogi zaposleni snimaju datoteke na svojim kućnim ili mobilnim uređajima koji koriste te programe, bilo zbog problema sa pristupom kompanijskom sistemu ili jednostavno zato što je tako lakše. Isto tako, mnogi zaposleni koriste programe kao što je WeTransfer radizaobilaženja poslovnih ograničenja u veličini priloga u elektronskoj pošti.

Pretnja usaglašenosti

Međutim,to ne znači da nije zabrinjavajuće. IT odeljenja suočena su sa nedostatkom vidljivosti i nemaju načina da utvrde ko drži ili distribuira datoteke kao i kuda ih distribuira. Uz standarde i propise koji su još strožiji nego ranije, to može da predstavlja ozbiljan problem. Organizacije se izlažu kaznama ukoliko nisu u stanju da identifikuju koje informacije drže kao i sa kim su one podeljene.

Za razliku od ECM(Enterprise ContentManagement) rešenja, aplikacija kao što je DropBox ne primenjuje automatski smernice za zadržavanje i mandate za upravljanje usaglašenošću. Kao rezultat toga, dokumenta kritična za poslovanje, kao što su pasoši i bankovni detalji koje zahteva HR, ne dobijaju dodatnu, automatsku zaštitu. Firme koje koriste tu platformu ili druge alternative moraju ručno da kontrolišu i brišu kritična, veoma osetljiva dokumenta u odgovarajućem trenutku. To može da postane skoro neverovatno uraditi po standardu koji zahteva zakonodavstvo kao što je GDPR, naročito zato što firme najčešće nemaju potpunu vidljivost gde se kopije dokumenata čuvaju, kao i da li su obrisane.

Kako se prilagoditi hibridnim navikama

Dakle, šta je rešenje? Na žalost, čini se da ne postoji jedinstven odgovor. Prvo, IT menadžeri moraju da budu spremni da se adaptiraju na realnost promene radnih navika. Suočeni sa kompleksnošću kompanijske tehnologije, zaposleni se često odlučuju za aplikacije koje su jednostavne i prilagođene korisnicima. Ovotrebada bude prvo na umu kada IT i poslovni lideri odlučuju o tehnološkim troškovima.

Drugo, kompanijska rešenja za deljenje datoteka moraju da pruže praktičnost i kapacitet koje radnici zahtevaju, dok sistemi za skladištenje moraju da budu lako dostupni odakle god zaposleni da rade. I ne radi se samo o funkcionalnosti. IT timovi moraju da imaju na umu da neergonomski dizajn otežava uspešno prihvatanje poslovnih alatki[3].

Konačno, kada se radi o korišćenju ličnih mobilnihuređaja ili laptopova za poslovne aktivnosti, organizacije moraju da pruže zaposlenima više saveta o izboru pravog uređaja i implementaciji pravih bezbednosnih postavki. Omogućavajući radnicima da iskoriste tehnologiju koju vole, istovremeno im pružajući i smernice, kompanije mogu maksimalno da iskoriste povezani rad uz smanjivanje rizika od nerevidiranih uređaja na minimum.

Stavljanje IT-ja u centar pažnje

Danas je tehnologija u osnovi uspeha svakog biznisa. Kompanije će živeti i umirati u zavisnosti od efikasnosti i upotrebljivosti tehnologije koju implementiraju. Zbog toga je potpuno prirodno da IT preuzima centralnuulogu. Od sale za sastanke odbora do kancelarijskog prostora, IT timovi moraju da budu na čelu razumevanja potreba poslovanja i zaposlenih kako bi osigurali da mogu da nađu pravi balans između mogućnosti povezivanja i kontrole.

Canon CEE GmbH Predstavništvo Beograd