Dejvid Alen (rođen 28. decembra 1945. godine) je konsultant u sferi produktivnosti, poznat pre svega po svojoj GTD metodi upravljanja vremenom. On sam tvrdi da se oprobao u 35 profesija pre nego što je napunio 35 godina. Radio je kao mađioničar, konobar, instruktor karatea, pejzažni arhitekta, distributer vitamina, operater na mašini za izradu stakla tehnikom duvanja, turistički agent, menadžer benzinske stanice, posredni saradnik u kompaniji U-Haul, prodavac mopeda, kuvar u restoranu, instruktor ličnog razvoja, menadžer kompanije za održavanje travnatih površina i menadžer turističke agencije. Počeo je da primenjuje svoj pogled na produktivnost u poslu osamdesetih godina prošlog veka, kada mu je dodeljen ugovor za osmišljavanje programa za rukovodioce i menadžere u korporaciji Lockheed.

Osnivač je kompanije David Allen Company koja se bavi poslovnim savetovanjem primenjujući njegovu GTD metodologiju. Kompanija David Allen Company usmerena je na produktivnost, upravljanje radnjama i poslovno savetovanje. U poslovnom savetovanju Alen primenjuje svoju GTD metodu. Takođe je i jedan od osnivača kompanije Actioneer Inc. koja je specijalizovana za osmišljavanje alata za povećanje produktivnosti za PalmPilot uređaje.

Alen je autor tri knjige: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Ključ za uspeh: Umetnost organizacije posla bez stresa), u kojoj je opisan njegov program za produktivnost; Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life (Spremni na sve: 52 načela za produktivan rad i život), koja predstavlja zbirku njegovih članaka iz biltena; Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life (Kako da sve funkcioniše: Pobedite u poslovnoj igri i životnom poslu), koja predstavlja nastavak njegove prve knjige. Dejvid Alen je 2015. godine takođe napisao novo i dopunjeno izdanje knjige Ključ za uspeh: Umetnost organizacije posla bez stresa.

U knjizi Ključ za uspeh, Alenovo polazište je jednostavno: naša produktivnost direktno je srazmerna našoj sposobnosti da se opustimo. Možemo biti istinski produktivni i osloboditi svoj kreativni potencijal samo onda kada nam je um rasterećen, a misli organizovane.

Dejvid Alen smatra da su osećaj preopterećenosti i rastrojenosti rezultat toga što razmišljamo o mnoštvu obaveza koje imamo umesto da ih obavljamo i/ili sistematski sortiramo tako da im se možemo vratiti kad je to potrebno. Ove obaveze ostaju u kategoriji nezavršenog posla, odnosno „otvorene petlje“, pa smo u mukama i pod stresom jer nismo našli načina da ih se otarasimo.

U knjizi Ključ za uspeh u prvi plan se stavlja premeštanje „zadataka“ – obaveza, zaduženja, podsetnika da treba prikupiti informacije, zahteva za informacije ili radnje, itd. – iz kratkoročne memorije u opipljivi, odlično organizovani sistem koji će vas podsećati na prave zadatke u pravo vreme. Oslobađanje kratkoročne memorije će vam omogućiti nešto što je od ključnog značaja za produktivnost: da se usredsredite na jednu po jednu stvar. Ako zasigurno znate da su ostale obaveze i zaduženja bezbedno sačuvana negde gde se neće izgubiti ili nestati, onda ćete moći da posvetite svu svoju pažnju, vreme i mentalnu energiju jednoj stvari sve dok je ne završite i ne pređete na sledeću.

Iako se sve čini jednostavnim, primena ovoga predstavlja pravi izazov. GTD sistem sastoji se od četiri glavna segmenta: 1. sakupljanja novih zadataka; 2. obrade zadataka; 3. obavljanja zadataka; 4. redovnog pregleda sistema sa ciljem utvrđivanja da li su radnje koje treba obaviti i spiskovi projekata ažurni. Sakupljanje zadataka je jednostavno. Ono predstavlja puštanje zadataka da se nakupe u vašim fizičkim ili mentalnim spremištima poput sandučića za dolaznu, govornu ili e-poštu. Obrada zadataka zahteva viši stepen učešća. Obrada podrazumeva odvajanje vremena za raščišćavanje sandučića. To ne znači da odmah treba da uradite ono što se od vas traži u svakoj poruci – važno je odrediti prioritete. Znači da treba da uzmete jedan deo e-poruke, dokumenta ili govorne poruke i uradite nešto sa njim: odmah odreagujete, arhivirate ga, obrišete ga, dodelite ga nekom drugom, ili za njega napravite ono što Alen naziva „sledećom radnjom koju treba obaviti“. Knjiga obiluje praktičnim savetima, pametnim rešenjima, alatkama i smernicama koje će vam pomoći da se opredelite za neke od ovih tehnika i ostanete na pravom putu. U tome se ogleda jedna od najvećih vrednosti ove knjige. Obavljanje zadataka je jasno, ali i ovde treba istaći značaj usredsređivanja na jednu po jednu stvar, bez brige o tome da li ćete nešto drugo zaboraviti. Na taj način ćete biti ne samo mnogo produktivniji, već ćete i značajno smanjiti nivo stresa. Takođe je važno i redovno pregledanje sistema koje se može vršiti na dva načina: po potrebi i na nedeljnom nivou. Možete pregledati svoj spisak radnji koje treba obaviti („spisak zaduženja“) nekoliko puta dnevno ako je potrebno, ako ni zbog čega drugog, onda bar da biste osetili taj nalet endorfina prilikom precrtavanja onoga što ste završili i odlučivanja s čime ćete dalje da se uhvatite u koštac. Važni su i nedeljni pregledi koji se od dnevnih razlikuju po tome što ćete pogledati i spisak aktivnih projekata i proveriti da li za svaki od njih imate spremnu sledeću radnju koju treba obaviti.

Nedeljni pregledi predstavljaju još jedan važan aspekt ovog sistema. Morate odrediti vreme i mesto da jednom nedeljno skupite raštrkane papire i ubacite ih u korpu za obradu, obradite sve beleške, radnje koje treba obaviti i slično, pregledate prošle datume ostvarivih radnji, pregledate predstojeće datume, dokumentujete i sortirate sve otvorene petlje i sledeće radnje koje u okviru njih treba obaviti, pregledate spiskove projekata i odredite šta se mora uraditi, pregledate spiskove sledećih radnji koje treba obaviti i sve dodatne spiskove.

„Većina ljudi je najzadovoljnija svojim poslom nedelju dana pre godišnjeg odmora, ali razlog tome nije sam godišnji odmor. Šta radite tokom poslednje nedelje pre odlaska na dugo putovanje? Raščišćavate, završavate, razjašnjavate, i ponovo pregovarate o svemu onome o čemu ste se dogovorili sami sa sobom i sa drugima. Ja samo predlažem da, umesto jednom godišnje, to radite na nedeljnom nivou.“

„Vaš mozak smatra da sve ono što ste sebi rekli da treba uraditi, morate da uradite odmah. Iskreno, čim je u vašoj kratkoročnoj memoriji zabeleženo da treba da uradite dve stvari, neuspeh je zagarantovan jer ne možete da ih uradite istovremeno. Na ovaj način nastaje faktor stresa koji vas cele prožima, a čiji se uzrok ne može tačno odrediti.“

„Razmišljajte o stvarima, umesto da samo pomišljate na njih. Vaš cilj treba da bude dodavanje vrednosti prilikom razmišljanja o projektima i ljudima, a ne samo podsećanje na to da oni postoje.“

„Vi zapravo ne ’obavljate’ projekat; možete samo preduzeti korake ka njegovom ispunjenju. Kada preduzmete dovoljno pravih koraka, nastaće određene situacije koje će se poklapati sa ciljem koji ste zamislili u dovoljnoj meri da projekat možete smatrati ’obavljenim’.“

Alen u ovoj knjizi čitaocima otkriva kako da povećaju svoju sposobnost da svakoga dana rade bolje, a ne više. Alenova knjiga Spremni na sve, nastala na osnovu njegovog veoma popularnog elektronskog biltena, čitaocima predstavlja 52 načina na koje mogu odmah napraviti prostora u glavi za kreativnost, usredsrediti se, stvoriti funkcionalne strukture i pokrenuti se.

Ili smo kreativni i stvaramo nešto novo, ili pokušavamo da organizujemo sve ono što smo stvorili kako bismo oslobodili više prostora (mentalnog, fizičkog, ili nekog drugog), što će nam omogućiti da ponovo stvaramo.

Dok je knjiga Ključ za uspeh praktični vodič koji će vam pomoći da primenite sistem za kreativno obavljanje zadataka, Spremni na sve je više filozofskog tipa. U fokusu su prednosti primene GTD sistema i načini na koje nam može pomoći u različitim aspektima života, uz objašnjenje kako funkcioniše u teoriji i praksi.

Alen nas uči važnim načelima produktivnosti koja često uvodi kao naslove poglavlja. Neka od njih su: 1. vi niste vaš posao; 2. funkcija prati formu; 3. vaša moć srazmerna je vašoj sposobnosti da se opustite; 4. jedino što treba da imate na umu jeste fokus; 5. male stvari, u kojima ste dosledni, imaju značajan uticaj; 6. lakše je pomeriti se ako ste već u pokretu; 7. da biste nešto znali, morate nešto i uraditi;

8. da biste videli jasnije, treba da pogledate odgore;

9. da bi vaš um mogao da se oslobodi, sistem koji stvorite mora biti bolji od njega;

10. samo vi igrate svoju igru.

Sve ovo ima smisla; sve ove stvari su u domenu zdravog razuma, ali ih većina nas ne primenjuje u svakodnevnom životu.

„Ponekad je za sticanje produktivne energije najvažnije skinuti paučinu, pozabaviti se starim poslovima i raščistiti radne stolove — rešiti se zaostale prljavštine koja onemogućava napredak.“

„Ako se nađeš u rupi, prvo moraš prestati da kopaš. — VIL RODŽERS“

„Beskonačno mnogo toga u univerzumu vam nije dostupno, i to samo zbog vaše uzvišenosti i stava.“

Dejvid Alen nas uči kako da se na odličan način izborimo sa svakodnevnim obavezama, neočekivanim situacijama i ogromnom količinom informacija kojima smo gotovo preplavljeni.

Knjiga Kako da sve funkcioniše predstavljena je kao nastavak knjige Ključ za uspeh, ali je ona više neka vrsta revizije originalnog GTD sistema. U njoj je manje pažnje posvećeno alatkama koje Alen preporučuje, a više samom sistemu i tome u kakvom je uzajamnom dejstvu sa elementima šire slike – ciljevima i načelima koje nije lako pretvoriti u sledeće radnje koje treba obaviti.

Knjiga počinje poglavljima o GTD sistemu, kao i poglavljima u kojima su objašnjeni pojmovi beleženja, razjašnjavanja, organizovanja, razmatranja i učestvovanja. Zatim sledi poglavlje o primeni ovih pojmova u životu i na poslu, kao i poglavlja o sticanju perspektive u pogledu različitih nivoa života. Na kraju knjige se nalazi sažetak i objašnjeno je kako postići da sve funkcioniše u stvarnom svetu.

Alen se u ovoj knjizi obraća i svojim kritičarima, i to na način vredan divljenja. Kritika GTD sistema uglavnom je usmerena ka puristima ili onima koji su Alenove ideje doveli do ekstrema. Alen se u ovoj knjizi takođe bavi različitim nivoima perspektive, temom koja u Ključu za uspeh nije bila dovoljno obrađena.

„Nije uvek lako znati kada treba sebi da zacrtamo ciljeve da bismo se fokusirali, a kada bi bilo bolje da samo prihvatimo i upravljamo svojom trenutnom stvarnošću kako bismo kasnije mogli sa većom stabilnošću i sigurnošću da se krećemo u novim pravcima i preuzimamo nove odgovornosti. Odgovor na to ćete znati samo vi, i to samo u datom trenutku.“

„Dugo mi se činilo da život samo što nije počeo... Ali uvek je postojala neka prepreka, nešto što prvo treba prevazići, neka nedovršena posla, kazna koju treba odslužiti, dug koji treba platiti. A onda bi počeo život. Konačno sam shvatio da su te prepreke u stvari moj život. — Alfred Souza”

„Trik nije u tome da budete sigurni da je sve što radite u svakom trenutku ispravno (na kraju krajeva, kako biste uopšte mogli da budete sigurni u to?), već da budete sigurni da ste za volanom i da primenjujete funkcionalan proces otkrivanja i pravljenja najboljeg mogućeg izbora.“

„Većina onoga što sofisticirani ljudi arogantno nazivaju ’složenošću’ stvarnog sveta zapravo je samo nedoslednost u njihovim umovima. — Tomas Souel“